Varautuminen on toimintaa, jolla varmistetaan tehtävien mahdollisimman häiriötön hoitaminen ja mahdollisesti tarvittavat, tavanomaisesta poikkeavat toimenpiteet häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Viranomaisille ja valtionhallinnolle varautuminen on lakisääteistä, mutta useimmat yritykset ovat pahasti takamatkalla.
Jos yritys ei etukäteen varautumisen avulla huolehdi toimintansa jatkuvuudesta kaikenlaisissa tilanteissa, lyhytkin häiriötilanne johtaa ongelmiin. Varautumaton yritys saattaa menettää väliaikaisesti esimerkiksi työvoiman, rahoituksen tai raaka-ainetoimitukset, mikä saattaa keskeyttää koko toiminnan – pahimmillaan pysyvästi.
Jokaisen organisaation tulisikin ylläpitää ja kehittää omaa varautumistaan. Keskeistä on tunnistaa organisaation kriittiset toiminnot, niihin kohdistuvat uhat sekä riskit, joita organisaation kriittisille toiminnoille uhkien todennäköisyyden perusteella muodostuu. Riskejä hallitaan suunnitelmilla, koulutuksilla ja harjoituksilla. Varautuminen varmistaa, että yrityksen toiminta jatkuu mahdollisimman häiriöttömänä myös poikkeustilanteessa. Näkyvimpiä varautumisen elementtejä ovat jatkuvuus- ja valmiussuunnitelmat.
Huoltovarmuudesta puhuttava enemmän
Huoltovarmuudella turvataan muun muassa yhteiskuntaa, taloutta ja ihmisten arkea ylläpitävät prosessit ja infrastruktuuri. Viranomaiset ovat lakisääteisesti varautuneet erilaisiin häiriöihin ja kriiseihin, mutta yritykset eivät aina tunnista, ovatko ne kriittisiä toimijoita huoltovarmuuden kannalta. Vaikka yrityksellä olisi huoltovarmuuskriittinen rooli, sillä ei välttämättä ole valmiussuunnitelmaa tai sitä ei ole harjoiteltu. Näin erityisesti tilanteessa, jossa viranomainen ei ole asettanut yritykselle varautumiseen liittyviä velvoitteita esimerkiksi sopimusteitse.
Huoltovarmuuden merkityksestä yhteiskunnalle ei juurikaan puhuttu ennen Covid-19-pandemiaa. Pandemian aikana aihe nousi esiin, mutta kokonaisvaltainen katsantokanta puuttuu yhä. Esimerkiksi Huoltovarmuusneuvoston raportissa Tarkastelu koronakriisin vaikutuksista todetaan:
”Voidaan huomata, että yrityspuolella varautumisen ja valmiuden kyvykkyyksissä erityyppisten yritysten kesken voi olla varsin suuri hajonta. Yleisesti ottaen suurilla yrityksillä on ollut kyky mukauttaa ja kehittää toimintaansa olosuhteita vastaaviksi, mutta pk-yrityssektorin roolina on monin paikoin ollut lähinnä sopeutua noudattamaan maan hallituksen asettamia poikkeuslakeja ja ohjeistusta.”
Varautumisessaan korkeatasoisen eli häiriötilanteissa toimintakykyisen organisaation tunnistaa siitä, että toiminta on ennakoitua ja nopeaa sekä pidemmälle vietyä kuin viranomaiset edellyttävät. Meillä Millogilla muun muassa koronakaranteenit olivat pidempiä kuin yleisissä suosituksissa annetut ajat. Jo ennen kuin yleisiä suosituksia annettiin, vältimme matkustamista, etenkin julkisella liikenteellä, ja vuokra-autoissa desinfioimme pinnat ennen ajoa. Koska olimme harjoitelleet erilaisia häiriötilanteita, työntekijämme tiesivät, mitä heiltä odotettiin. Pystyimme tekemään nopeita ratkaisuja, ja perustimme esimerkiksi kriisinhallintaryhmän, joka rakentui valmiusorganisaatiomme päälle vaivattomasti.
Suunnitelmia pitää päivittää
Jos organisaation ensimmäinen perehtyminen jatkuvuussuunnitelmaan tapahtuu häiriötilanteen alkaessa, on myöhäistä. Suunnitelmaa tulisi jatkuvasti ylläpitää ja harjoitella sekä henkilöstöä kouluttaa. Suunnitelman toimeenpanokykyä täytyy arvioida ja mittaroida. Konsulttijargon kannattaa ohittaa – olennaisinta on pyrkiä todellisiin tekoihin. Johdon on määritettävä yrityksen kriittiset toiminnot ja pyrittävä turvaamaan ne kaikissa tilanteissa. Ratkaisevia voivat olla esimerkiksi työvoimansaanti, energiansaanti, logistiikka ja rahoitus, ja niille kaikille voi laatia riskiarvion sekä toimenpidesuunnitelman, jolla riskit joko vältetään tai niiden vaikutusta pehmennetään.
Millogilla on pitkä varautumisen perinne. Vaikka olemme suhteellisen nuori yritys, juuremme ovat pitkällä historiassa, Suomen puolustusvoimien kaluston huollossa ja kunnossapidossa. Koska meillä on tärkeä osa suomalaisessa kokonaismaanpuolustuksessa, harjoittelemme säännöllisesti toimintaa häiriötilanteessa ja poikkeusoloissa yhdessä alihankkijoidemme kanssa. Meille tärkeintä on asiakkaidemme toimintakyvyn säilyttäminen, ja tämän vuoksi meidän on itse oltava toimintakykyisiä.
Koskaan ei voi varautua kaikkeen. Vaikka perusperiaatteet kuvattaisiinkin suunnitelmissa, yrityksellä täytyy olla kykyä löytää uusia ratkaisuja. Puolustusvoimien strategisena kumppanina olimme jo koronakriisin alussa mukana pilottihankkeessa, jossa luotiin menetelmä puhdistaa ja desinfioida käytettyjä hengityssuojaimia ja muita suojavarusteita. Tällainen täysin ennakoimaton, häiriötilanteen nopean kehittymisen aikaansaama hanke on osoitus siitä, kuinka nopeasti suomalainen viranomaisten, oppilaitosten ja yritysten yhteistoimintaan perustuva kokonaismaanpuolustus kykenee reagoimaan uuteen tilanteeseen sekä innovoimaan uutta.
Toimintakyvyn varmistamisen 6 V:tä
Koronapandemia on opettanut yrityksille paljon huoltovarmuudesta. Tiivistän ydinasiat seuraaviin kuuteen kohtaan:
Varmista johtaminen.
Varmista viestintä.
Varmista henkilöstön hyvinvointi.
Varmista osaaminen
Varmista raaka-aineiden saatavuus ja logistiikka.
Varmista rahaliikenne ja rahoitus.
Varmista johtaminen ja viestintä: Jatkuvuussuunnitelma, jossa kuvataan kriisiviestintä ja johtaminen, kuuluu jokaisen yrityksen peruspakkiin. Korona-aikana johtaminen kärsi toisinaan tiedottamisen puutteesta. Liian usein henkilöstö ei tiennyt, mikä tilanne oli. Kaikkien tulisi tietää, mitä on tehtävä ja miksi sekä mitä tulevaisuudessa tapahtuu. Tämän vuoksi harjoittelun ja tiedottamisen on oltava aktiivista. Organisaation on tiedettävä ja muistettava, mitä suunnitelmissa lukee.
Varmista työntekijöiden ja heidän perheidensä hyvinvointi: Tiedottaminen ja yhteydenpito ovat tärkeä osa henkilöstöstä huolehtimista. Hyvinvoiva henkilöstö pystyy nopeisiinkin liikkeisiin, mikä tuo poikkeustilanteissa tarvittavaa joustavuutta. Paikoilleen ei kannata jäädä makaamaan, vaan varautumisessa on parempi olla yksi askel edellä kuin jäljessä.
Varmista osaaminen, raaka-aineiden saatavuus, logistiikka sekä rahaliikenne ja rahoitus: Osittain huoltovarmuus syntyy sitä kautta, että yrityksessä on tarvittavaa osaamista kaikissa tilanteissa, jopa sotilaallisen uhan toteutuessa. Toisaalta usein unohtuu, että raaka aineista ei ole hyötyä, jos riittävää likviditeettiä ei ole. Komponentit ovat turhia, jos rahoituksen saatavuudessa on ongelmia. Lisäksi osa henkilöstön hyvinvoinnin varmistamista on palkanmaksukyvyn turvaaminen.
Millog tuottaa viranomaisille ja yrityksille toimintavarmuutta sekä kilpailukykyä kaikissa tilanteissa. Meiltä saat apua kunnossapidon ja logistiikan toimintojen varautumiseen, riskien hallintaan sekä toimintakyvyn ylläpitoon ja kehittämiseen koko elinkaaren ajalle.
