Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

Millog Oy, Y-tunnus 2051859-5, Hatanpään valtatie 30, 33100 Tampere
Sähköposti: tietosuoja(at)millog.fi
Puh: 020 469 7000

2. REKISTERIN NIMI

Millog Oy:n asiakas- ja yhteystietorekisteri

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET

Rekisteriä käytetään olemassa olevia lakeja ja asetuksia noudattaen asiakassuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen, markkinointiin ja asiakasviestintään.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoitaminen
  • Asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
  • Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen käsittely rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen, markkinointi, ylläpitäminen ja tekninen tuki
  • Rekisterinpitäjän mainonnan (mukaan lukien uutiskirje) suuntaaminen ja markkinoinnin kohdentaminen asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta
  • Asiakaslehtien ja -tiedotteiden osoitteisto
  • Asiakastyytyväisyyskyselyjen vastaajat
  • Sidosryhmätilaisuuksien kutsuvieraslistat
  • Tilaisuuksien valokuvaus
  • Turvallisuusselvitetyt tavarankuljettajat arkaluontoisen materiaalin kuljettamiseen
  • Millog Oy:n järjestämiin koulutuksiin osallistuvat henkilöt tai jotka osallistuvat Puolustusvoimien tai Millog Oy:n yhteisiin koulutuksiin

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia lähetetään sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin. Kun rekisteröityä pyydetään antamaan suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin, hänelle kerrotaan samalla, että suostumuksen peruuttaminen on mahdollista helposti ja milloin tahansa. Lisäksi soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen sähköistä suoramarkkinointia voidaan lähettää myös sellaisille vastaanottajille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.

Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:

  • Rekisterinpitäjän asiakkaista sekä asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä
  • Rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden, alihankkijoiden ja toimittajien edustajista ja yhteyshenkilöistä
  • Potentiaalisista asiakkaista sekä potentiaalisten asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, kunkin edellä mainitun käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Yritys tai työnantaja, toimenkuva / vastuualue
  • Asema, titteli, sotilasarvo, palvelusarvo tai vastaava mikäli se liittyy henkilön toimenkuvaan
  • Postiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Syntymäaika (vain turvaselvitetyistä kuljettajista)

Henkilön tietojen yhteyteen on merkitty mihin tarkoituksiin tämän henkilön tietoja on käytetty / käytetään.

Henkilötietojen toimittaminen rekisterinpitäjälle on tarpeellista, jotta rekisterinpitäjä voi olla asiakas-, liike-, yhteistyö- ja/tai sopimussuhteessa tahoon, jonka puolesta rekisteröity on yhteydessä rekisterinpitäjään (kuten rekisteröidyn työnantaja).

Rekisteröidyn ei ole sinänsä pakko toimittaa henkilötietojaan rekisterinpitäjälle, joskin henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi hankaloittaa edellä mainittua suhdetta rekisterinpitäjän ja edellä kuvatun, rekisteröidyn edustaman tahon välillä.

5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin lakisääteinen velvoite vaatii tai kun on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Asiakas- ja yhteystietorekisteri päivitetään kolme kertaa vuodessa, jolloin poistetaan ne henkilöt rekisteristä, jotka eivät ole enää oleellisia rekisterin käyttötarkoitus huomioiden.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröidyn tiedot saadaan pääasiassa henkilöiltä itseltään ja tämän työnantajalta tai muulta rekisterinpitäjään asiakas-, liike-, yhteistyö-, tai sopimussuhteessa olevan tahon edustajalta, esimerkiksi erilaisten tapaamisten, kontaktoinnin, messujen, markkinointiin ja myyntiin liittyvien kampanjoiden ja tapahtumien sekä koulutusten yhteydessä. Henkilötietoja saadaan käsiteltäviksi myös rekisterinpitäjän www-sivuston ja muiden mahdollisten sähköisten palveluiden tai kanavien kautta. Lisäksi tietoja saadaan julkisista/yleisistä saatavilla olevista lähteistä (kuten internet, kaupparekisteri ja markkinoinnin palveluntarjoajat).

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Rekisteröityjen tietoja luovutetaan tapauskohtaisesti rekisterinpitäjän palveluntarjoajille sen mukaan kuin on henkilötietojen erityisen käyttötarkoituksen kannalta välttämätöntä.

Rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajien välisen, sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Palveluntarjoajat käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Rekisterinpitäjän käyttämät palveluntarjoajat ovat esimerkiksi tapahtumanjärjestäjiä, markkinointikumppaneita, painotaloja, mainostoimisto, valokuvaaja ja asiakastyytyväisyyskyselyn toimittaja.

Rekisteröityjen tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirrettäisiin EU:n / ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä ja sen palveluntarjoajat ovat sopimuksin sitoutuneet suojaamaan henkilötiedot EU:n tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

8. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Rekisteriin on annettu pääsyoikeuksia vain sellaisille henkilöille, jotka ovat allekirjoittaneet asianmukaiset salassapitositoumukset ja joilla on työtehtäviensä hoitamisen kannalta perusteltu tarve käsitellä rekisterin tietosisältöä.

Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen ja henkilötietoja käsitteleville palveluntarjoajilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, joita työntekijät ja palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan.

Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti mm. salauksin ja teknisin rajoituksin.

Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.

9. PROFILOINTI

Rekisterinpitäjä ei käytä pelkästään automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

10.1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy tietoihin ja jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

10.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus lain sallimissa puitteissa vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista tai poistamista.

10.3. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi.

10.4. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle, esimerkiksi tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

10.5.Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin, kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

10.6.Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun rekisteröity käyttää edellä kuvattua oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, hänellä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

10.7.Rekisterinpitäjän velvollisuudet

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidyille tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty rekisteröidyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

10.8.Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää edellä esiteltyjä rekisteröidyn oikeuksiasi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostin osoitteeseen tietosuoja(at)millog.fi. Pyrimme vastaamaan sinulle mahdollisimman pikaisesti ja annamme tarvittaessa lisäohjeita tai esitämme lisäkysymyksiä pyyntösi johdosta.

Pyydämme huomioimaan, että ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, josta johtuen meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä tavalla.

Jos pyyntösi on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

11. YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja(at)millog.fi.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

12. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Rekisterinpitäjä tiedottaa rekisteröidyille merkittävistä muutoksista tähän tietosuojaselosteeseen ja käsittelytoimiin kohtuullisesti ennen niiden voimaantuloa verkkosivuillaan ja/tai muulla tarkoituksenmukaisella tavalla antaakseen rekisteröidyille kohtuullisen ajan arvioida tällaisten muutosten seurauksia.